Электронные трудовые книжки

Все граждане в течение 2020 года могут подать работодателю заявление в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности и в бумажную версию.

Граждане России, которые до конца 2020 года не обратятся к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности, начиная с 2021 года, будут формироваться только в цифровом формате.

Доступ к электронной трудовой книжке будет открыт для граждан в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России и через портал госуслуг, а также посредством соответствующего приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Обеспечить ее сможет работодатель (по последнему/актуальному месту работы), территориальный орган Пенсионного фонда России или МФЦ. Услуга предоставляется экстерриториально, т.е. без привязки к месту жительства или работы человека.

К преимуществам электронной трудовой книжки отнесены:

удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;

минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;

дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;

снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;

дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;

использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;

новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;

высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

место работы;

периоды работы;

должности (специальность, профессия);

квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);

даты приема, увольнения, перевода на другую работу;

основания прекращения трудового договора.

Что касается работодателей, то с 1 января 2020 года для них будет введена обязанность ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. Передача сведений будет осуществляться в рамках действующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.

Начиная с 1 января 2021 года, в случаях приема на работу или увольнения, сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

На официальном сайте Пенсионного фонда России можно посмотреть проекты документов для работодателей:

- Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работника;

- Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;

- Порядок заполнения формы СЗИ-ТД;

- Порядок заполнения формы СЗВ-ТД;

- Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников».